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《笔记女王的手帐活用术 2: 偷看別人的笔记》读书摘录(1)–情报整理6步骤(转载)  

2011-07-19 12:35:49|  分类: 生活百科 |  标签: |举报 |字号 订阅

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原文转载自战隼的学习探索

《笔记女王的手帐活用术 2: 偷看別人的笔记》读书摘录(1)–情报整理6步骤(转载) - 800bu - {800Bu}

在发之后,看到有人已经把这部分内容给整理出来了,直接转载一下。 分享一下当时的阅读记录:

#每天一本书#2011年7月2日,197天《筆記女王的手帳活用術 2: 偷看別人的筆記》评分3.5分,作者: 林珮玲。书分为四部分,前二部分,介绍了23种类型的50本手帐,里面有各种各样的用法,图文并茂,真让我大开眼界。第三部分是整理术,主要说资料整理的技巧,这部分的内容基本已经了解了。第四部的手帐工具,里面的各种办工用具真的很方便,不知道这些东西能否在大陆找到。再一次羡慕台版书的排版和印刷,真的很漂亮。从书中摘录一些内容,过段时间会发到BLOG上。如果你手帐爱好者,一定要读一下,很有意思。

转自:http://site.douban.com/widget/notes/1838106/note/132386773/

 

从纸本资料管理开始! 档案管理系统是种全世界通用的系统,及时现在已经被电脑给取代了,但是对纸本资料的管理还是很有用的哦! 基本上,传统纸本档案的管理有13个步骤:点收→整理→登记→分类→立案→归件→编目→装订→调卷→清点→防护→转移→销毁

《笔记女王的手帐活用术 2: 偷看別人的笔记》读书摘录(1)–情报整理6步骤(转载) - 800bu - {800Bu}

不过,我想在为自己做情报整理的时候,就不用需要那么复杂的流程,只要缩减成下面6步骤就好。 笔记女王的情报整理6步骤

《笔记女王的手帐活用术 2: 偷看別人的笔记》读书摘录(1)–情报整理6步骤(转载) - 800bu - {800Bu}

Step 1 收集

突然的一个新电子、平时上课作的笔记、报纸杂志的剪贴、网络手机的资料、做计程车是听到司机讲的一句话等,都是我们平时用得到的资料。不管这资料是从那里取得,不管资料的形式是纸本、影音、还是电子档案,只要是对我们职场生涯、人际关系、心灵成长有用,就可以是我们手机的对象。

Step2 分类

分类是一门大功夫,分类做得好,将来找资料的时间就可以减少很多。你可以依自己的喜好或认知来分类。如果不知道如何分类,建议参考图书馆整理书籍的方式,不过这个比较深奥,在此不多赘述,有兴趣的人可以自己找资料哦!* 另外,游戏笔记或资料可以同事归到两种以上的分类,这是该怎么办呢? 早起在图书馆的索引卡中,有个东西叫“互见卡(reference card)”。举例来说:课本与笔记如何搭配使用?如何在笔记中找到相对应的课本页码?如何在课本中找到你的笔记写在哪?你可以在课本旁写上“见笔记XX页”,在记事本写上“参考课本OO页”。这样就可以在课本及笔记间找到你要的资料。 举例:若你想找Ada的资料,可以在名为“Ada”的资料夹里找到,但你也可能会用Ada的本名“林佩玲”来搜寻。这时候,“林佩玲”的档案夹需要再放一次Ada的资料吗?NO,只要放一张写有“请见Ada”的互见卡,就可以免掉相同资料要放两边的麻烦。

Step 3 归档

指的就是为你收集来的情报、资料找个位置受访,并且利用标签注明,以便将来随时查阅。归档时的档案排列顺序,也会影响后续找资料的速度。所以说前头的分类功夫做得好、归档动作也做得确实,那么不管来调阅资料,还是来归档资料,都能迅速又确实。

Step 4 装订

等到情报收集齐全或到达一定的量时,就可以进行装订动作。订书机,长尾夹,原子夹都是很棒的工具。如果要装订成册,也可以送去专门的影印店胶装,或是自己打孔装上鱼骨头。但不建议使用回形针,因为容易夹到其他的纸,而且取阅时也容易掉落。

TIPS 关键字: 档案管理 秘书实务 分类技巧 资料整理术

Step 5 调阅

别以为只有自己会看的资料,就俄可以随便取用,调阅也要必须遵守的手续。例如那周某一部分的资料或某一册的笔记时,记得放入一张卡片,注明何时拿走。待要放回资料时,这张卡片就可以指引你资料回家的路,提醒你资料是从这个地方难走的,也要放回原来的地方。玛丽夹(manila folder)和吊夹,就可以省掉写调阅单的步骤,轻易地帮你找到档案回家的路。

Step 6 销毁

时代在变、资讯也都在变,过时的资料应该适时地丢弃,这样才不会在茫茫大海找不到你的资料。Ada曾在某本书上看到分母分子的例子,拥有的资讯就像分母,需要的资讯就像分子,当你拥有的资讯越多时,分母就越大,而你写报告时所需的资讯就算不变,也会因为分母增加而显得变少,想要快速找到的效率就越低了。

找资料的效率=你所需要的资料/你所拥有的资料


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