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怎样用Evernote来管理事务(转载)  

2012-05-03 16:00:05|  分类: 生活百科 |  标签: |举报 |字号 订阅

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原文转载自战隼的学习探索

分享一个网友的投稿,看看Kenny Ye 是如何使用Evernote来管理事务的,欢迎大家分享自己的Evernote心得。投稿邮箱:warfalcon@gmail.com

作者:Kenny Ye    Email: kennyye08@gmail.com    日期:2012/3/27

怎样用Evernote来管理事务(转载) - 800bu - {800Bu}

1. 下载

http://evernote.com/   有mac,PC,web在线版,Android,IOS app。

2. 简介

Evernote是一个非常便利的笔记软件,能够记录文字,图片,网页等内容。同一个账号之间所有的设备能够云同步,很适合用来做个人的工作规划,随时记下代办事项并进行跟踪管理。

Evernote提供了实用的编辑界面,可以改变格式、颜色、排版,标记步骤、表格,还可以使用本机的录音麦克风、摄像头抓取笔记内容,以及添加文件附件。

怎样用Evernote来管理事务(转载) - 800bu - {800Bu}

更多的介绍在:http://www.evernote.com/about/intl/zh-cn/learn_more/

3. Projects & Tags二维管理

1) 为每一个相对独立的事务(project)建立一个笔记本,如果希望保持良好的次序,可以在命名前加数字以排序。例如:

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当需要添加某个project相关的笔记时,点击进入该笔记本后点击“新建笔记”。

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在某些繁忙紧急的情况下,可以在inbox里先写上,有空时再分类整理。

Evernote里面没有保存的按钮,一切都是随写随存,不用担心类似在word中写了一堆忘记保存的情况。你所做的一切编辑操作,都可以通过同步按钮来上传和下载。所有的设备之间能够保持一致的内容。你可以用手机在办公室外记下事项,回到公司用笔记本继续处理。

要注意的时现在移动设备上的evernote需要在线才能查看笔记内容(除非是本地创建的),在离线状态下,只能看到笔记标题。如果希望有本地内容保持,需要开通付费账户。不过这在大多数情况下不影响使用,大家一般都有数据套餐了。

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查看一个笔记的方式在上图的3个模式中可以选择,双击一个笔记条目也可以弹出大窗口进行编辑查看。

2) 建立一套行动tag标签集。Tag在创建后,拖拉进入另外一个tag,即成为目标Tag的子tag。

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Scott Belsky的《Making Ideas Happen》里建议的行动系统标签集合:

当前事务Actions:

Todo:标记任何你需要着手处理的事情。当你有空时就在这个集合下查看是否能够将这些事务开始处理或分流到别的集合。

Ongoing:已经在进行的事情。

Check todo:任何你已经布置给其他人的事务,你可以定时来查看一次,以确保分配出去的事情没有被忽视或搁置。

Done:已经完成的事情,当你完成了一个事情就转到这里存档备查。

参考信息Reference:

任何不是可执行action的信息不应该和你的行动安排混杂在一起,当你记下了一些可能将来会查阅的内容时,标记上REF。

为了方便将来更精确搜索,也可以再打几个含义tag。例如上例中的idea,important,training等。一个“关于市场工作的重要备查信息”可以打上REF,important,marketing的3个标签,搜索任何一个或者组合搜索都能得到结果。

未来事项Back Burner:

Back就是后边,而burner在这儿的是指做饭的炉子。美国的厨房里,炉台上一般都有四个炉口,前面两个,后面两个。人们往往把很快能煮好的东西放在前面炉子上煮,把一些要慢慢煮的东西放在后面的炉子上。

有些事情或者想法,当前的外部条件和时机未到,无法推动进展,但是这些想法本身可能很有价值,不应该随便抛诸脑后,而是定期检阅以观察时机是否已经成熟。在evernote里面你可以用backburner的tag来标记这种需要定期检阅的内容。

我们在back burner里建立每周,月度,季度,年度四个子tag。分别用于不同检阅密度的事项。有些你每周末就应该要查看是否可以启动的事情放在“每周”,而一些有趣的技术调研可以放在“月度”,每月看一次是否有空执行。

和这套系统配合的就是你应该给自己设定一个时间,每个周六晚上8点,每个月底的一天等等,来重新检阅backburner。而当你认为有些事项再也不可能发生或者很渺茫时,也可以坚决的移除掉,保持自己的专注力。

同样的思路可以用在各个方面的标签体系,例如客户信息可以按处理阶段分为“未接触”,“已接触”,“洽谈中”,“成交”等等。按你处理的工作业务特点,为自己设计一套可行的分类体系。

3) 通过Projects和Tags的二维视野,你可以随时从项目范围或行动特征的角度来查看你存储的笔记内容,并让所有的想法井然有序。

tag的使用很简单,可以在笔记的tag栏里面手动输入,系统会自动匹配:

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也可以拖住一个笔记到tag标签上。

要注意的是系统并不会判断tag之间的逻辑关系,所以当你改变一个事项的状态时,记得删除掉原来的状态tag。最直接的做法是在原状态tag上点击后进行编辑,即可替换内容。

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总结:

为什么要推荐evernote来作为个人事务处理的工具呢?

它具有几个优势:

1. 多平台,单中心。

当你需要维护2个以上的事项记录系统时,你就可能开始会遗漏事情,最好的方法就是只有一个中心信息库。而evernote的多平台同步则完美的符合这一需求,你可以用不同的设备在不同的情景下输入或查看信息,而信息的存储归于一致,无需你手动的复制粘贴和迁移。我们可以自由的在手机、平板、台式机、笔记本、网页之间自由切换,也可以在家里、公司、车上、飞机上随时随地的记录自己的灵感。

2. 强大的编辑和存储格式兼容能力

足够丰富的编辑界面,以及兼容文字,图片,音频,附件的能力,正如其口号所说:remember everything。

3. 灵活的tag系统和查看系统。

通过tag系统和笔记本的交织,可以从多个维度进行方便的存储和管理。

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