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《番茄工作法图解》读书笔记(1)中断策略(转载)  

2012-06-26 13:27:11|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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原文转载自战隼的学习探索

《番茄工作法图解》读书笔记(1)中断策略(转载) - 800bu - {800Bu}

 

前段时间看《番茄工作法图解》做了一些笔记,这本书写得很不错,如果对番茄工作法感兴趣,一定要读一读。书中配了很多的手绘思维导图,画得很漂亮。

 

中断策略

即使一个番茄钟只有25分钟,仍然会有干扰将我们所专注的工作打断,迫使我们为环境切换付出代价。但番茄工作法不是那种只能用于闭关修炼的法门,相反,它可以提升协作环境中的个人技能。

如果有一种策略能有效控制中断,那么它就可能减少中断的数量,某些情况下它还有助于你继续当前的活动,但不绝对。

番茄钟期间的中断有以下两种形式。

第一种是自己造成的“内部中断”。具体地说,是直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。

第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复。接下来我们看,对于这两类中断,.番茄工作法都有相应的处理策略。

 

 

内部中断:

现在我们再看一下出现内部中断时要采取的策略:首先接受它,然后记录它,然后立即继续你手头的工作,避免真的被打断。至于说咖啡,在番茄钟期间我想喝多少咖啡都行,但只在番茄钟之间的休息时间去续杯。

要对付内部中断,最佳策略是可视化、接受,然后纳入计划或删除。尽量把一件事情放在日程表里,而不是放在大脑里。

 

外部中断:

你在试图专心完成一个番茄钟工作期间,常常会被一些事打断!但如果想在河流里生存,就得跟鳄鱼搞好关系。简单粗暴的对待方式,只会让外部中断变成烦恼。

外部中断具有互动性。有人正在等你答复。他们试图阻止你画X,而你需要一个策略来减少中断。不过,值得再一次强调的是,另外别把番茄工作法当成拒绝帮助同事的理由,它可不是专门给古墓派闭关修炼用的。

 

保护番茄钟


外部中断要抢走你的注意力,而你要保护番茄钟,将注意力留给所承诺的工作。你承诺在25分钟内专注干一项活动。但是,当有人过来谈论你喜欢的电视节目,总不能永远都是同样的回答:“对不起,我正在番茄钟里。待会儿再说?"


所以必须“扭转”番茄钟和中断之间的依赖关系。电子邮件和电话很容易,你可以将其关闭。发电子邮件的人不会期待在25分钟内就收到回信。每半小时,在戴上战略帽进行工作排序之前概览一收到的新邮件标题(但不要阅读全文,尤其不要回复),这已经足够了。电话留言处理方式一样,只是回信变成打电话而已。当然,回电子邮件和回电话,要作为番茄钟活动来安排,而不是在休息时间进行。

假如有人找你面谈,在不影响结果的前提下,可以请求对方尽量推迟。对于你的同事来说,你今天答复还是周五答复,结果可能是一样的。在对方接受的范围内,建议他尽量往后安排。用稍后的番茄钟重新计划中断事件,而不要在当时直接处理,这样做好处多多。

 

可视化然后强化


外部中断应当明确可见。如果想要减少中断,首先得实事求是,弄清所遇到中断的类型和数量。

每遇到一次外部中断,就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。写下来,不让它占脑子,而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。如果你今天不打算处理这件新增的活动,就把它写入“活动清单”表格,标上截止时间,以及一个“U”代表“计划外”。否则就把它写入“今日待办”表格下半段的“计划外紧急”区。

然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号(一)。最后,增强决心来完成中断前你正在进行的番茄钟。

 

做废:会有一些无法控制的事情到来,这时的唯一的策略就是做废。

 

外部中断策略

总之,应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称,来跟踪记录每次中断。

处理外部中断的策略,由以下四步组成。
(l)告知:“我手头有事,正忙。”

(2)协商:“周五再帮你做,行吗?"

(3)计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。

(4)答复:按照承诺回电或答复,不然的话,下次别人就没法信

任你了。

 

认清界限


我的“活动清单”表格中,有多少处计划外(U)标记?我的“今日待办”表格中的“计划外紧急”区有多少项活动?观察这终指标,可以评价自己的计划能力。

如果有很多“计划外”活动,说明在早晨计划阶段我漏掉了很多事情。这就是“定性预估”误差,我考虑的不全面,没想到还要做这些。第二天旱晨,我可以更仔细地检查,看是否把所承诺的一切事情都考虑到了。

在各个番茄钟之间,都可以重新评估排序事情的优先级,这没什么不对。但如果在早晨选择一些活动,傍晚时却发现,今天所完成的活动大部分都不是早晨选的,经常这样,计划阶段就不会有做出承诺的使命感。如果没有承诺感,那么在做当天总结时,会觉得只有苦劳,没有功劳。更重要的是,这样在“活动清单”和“今日待办”表格之间就没有区别。两张表都包括了一堆事情,都是今天“可能”要做的。

 

问自己:中断
  • 你在工作中经常被哪类中断困扰?
  •  当有人拿毫不相干的问题烦你的时候,你会怎么做?
  •  你如何保存灵光一现的新想法?
  •  你在什么时间没法专心做事?
  •  你总是能够记得按照承诺答复对方吗?
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